为什么开会浪费时间?-20181123早读课

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所属分类:企业管理
摘要

小早说:开会就像是一场战争,不打无准备的仗、打有效率的仗。

管理学家彼得·德鲁克说:「我们之所以开会,是因为要想完成某一项具体工作,单凭一个人的知识和经验不够,需要结合几个人的学识和经验。」

一场高效的会议对于企业而言能够产生有价值的企业资本,但是一个显而易见的真相是——很多公司的会议既冗长又低效,要么讨论的话题脱离了方向,要么得不出结论,又或者讨论的结果没有价值,最终也没有执行。

很多公司为了开会而开会,繁琐的例会、毫无意义的寒暄见面会、突如其来的各种脑爆会等等,挤占了大部分的时间,以至于很多员工白天忙于开会,晚上才有时间做正经工作。最终陷入死循环,导致经营效率低下。

怎样才能够精简会议的时间和流程,同时又能够提高会议的质量?其实,很多CEO都是精简和高效会议的专家,在实践中总结出了不少经验。我们整理了十个开会策略,希望对你有所助益。以下,Enjoy:

 

一、减少会议时间

作为企业的常规活动,怎样才能提高会议质量?首先应该从减少会议时间开始。

1.除非有价值,否则不组织大型会议

在减少会议时间上,埃隆·马斯克是旗帜鲜明的支持者。他认为,会议过多是许多大企业的毛病,而且还有愈演愈烈的趋势。除非能确定它们会为所有参会人士带来价值,否则不要组织大型会议。即便如此,发言的人也要长话短说。

2.控制会议规模 

乔布斯为了减少会议时间,提出控制会议的规模,只让绝对必要的人参加会议,其他任何人,不论他们的地位如何,没有必要就不用参加会议,太多的人和声音会造成适得其反的结果。

3. 会议要有明确的目的和讨论结果

这一点与谷歌前CEO埃里克·施密特和前高级产品副总裁乔纳森·罗森伯格不谋而合。「任何会议都应该有它的目的,如果这个目的不明确,或者会议达不到这个目的,那么这次会议就应该取消。」此外,会议要按时开始和结束。在会议结束时,要总结讨论结果。

4.开设级别会议 

LinkedIn则通过区分领导层举办不同频次和时长的会议。LinkedInCEO杰夫·韦纳的高管团队每周会面一次,为期三小时;每六周一次为期一整天的会议。每个级别的会议都有不同的目的和范围,目标是在微观和宏观层面上指导公司。

5.每天先参会再开始工作

最令人不可思议的是位于旧金山的Pivotal公司。他们的员工一天需要参加的所有会议,合计15分钟,很少超过20分钟。然后就各自工作,每天如此。高管参加的会可能会多一点,但是公司的总体文化不鼓励这些会议。这些规定都被Pivotal的CEO罗伯·梅伊称为有助于“可持续的软件行业发展”。

二、取消presentation

很多企业在会议上做了太多“无用功”,把几分钟能够做完的事情延长到了几十分钟甚至几个小时,例如回顾一些已知的信息、展示已知的成果。这是对时间成本的浪费,也是对人力成本的消耗。

1.开会不做PPT

亚马逊CEO 杰夫·贝索斯提出,在亚马逊开会不做PPT。相反,他们每个人用六页纸写一篇备忘录,在召开每次会议时会将它默读一遍。这些备忘录往往提前一周就要动手开始写,这样才能确保质量,开会时才能提高效率。

2.提前分发会议材料

受益于贝索斯的观点,LinkedIn的CEO杰夫·韦纳取消了presentation这个环节。通常情况下本应在一次会议上被讲演的材料至少提前24个小时分发给与会者,开会时会再为与会者提供5到10分钟时间,让他们通读相关材料。这样就可以把重点放在开展有价值的讨论上,深挖特别有说服力的数据和想法,展开有意义的争论。

 3.阅读相关会议材料,做好充分准备

埃隆·马斯克在提前准备这一点上要求非常严格。马斯克手下一名匿名的员工在问答网站Quora上写道,「在与埃隆开会时,我们都会做好充分准备。因为如果你准备不足,他问你问题而你答不上来,那么你就祈祷自己运气好不被解雇吧。」

三、制定会议目标

举办任何一场会议都是有它的目标和方向的。制定目标不仅仅是为大家设立一个讨论的方向、避免讨论偏离方向,也是为了在达成目标后让每个人都会拥有成就感和荣誉感,通过集体实现目标获得团队归属感。

1.决策者需发挥主导作用

谷歌前CEO埃里克·施密特和前高级产品副总裁乔纳森·罗森伯格认为,过于冗长的会议往往缺乏明确定义的目标和结构。决策者需要召集会议,确保会议内容正确,并设置目标,确定哪些人参与,以及至少提前24小时给参与者提供会议议程。

2.问自己:这次会议的目标是什么?为什么开会浪费时间?-20181123早读课

LinkedIn的CEO杰夫·韦纳认为,每个人都需要在会议开始时问自己一个很简单的问题「这次会议的目标是什么?」这个问题是非常有价值的,因为它可以确保所有与会者都有同样的目标,把重点放在保证会议的主题上,而不是让会议陷入无休止的离题讨论中。

3.根据会议的不同类型规划目标方向 

扎克伯格不仅认为需要问自己会议的目标,还提出需要根据会议的不同类型划定目标方向。在他看来,会议可以分为两大类:决策型会议、讨论型会议。前者必须输出一个明确的决定,如项目评审会、预算审批会,而后者则可能是召集所有人一起讨论问题和共享信息,如晨会、头脑风暴、项目沟通会等。其实一旦确认了会议的目标,就间接确定了会议的类型、场地与时长。

四、让员工敢于表现

一场高效率的会议绝对不会是一个人的独角戏,各抒己见才能够讨论出最佳方案,否则会议就没有了存在的价值。为员工创造一个讨论的空间、让大家能够坦率地发表意见,才能够出现有创意的观点和想法。

1.动员所有人头脑风暴

皮克斯的联合创始人埃德·凯莫尔提出,当进行头脑风暴、解决工作问题时,每个人需要明确一点:每个人都有不同的意见。会议需要一个令所有人畅所欲言的情景,不会因感到难堪或担心批评而不敢发言。

为什么开会浪费时间?-20181123早读课

2.鼓励员工决策前进行辩论

杰夫·贝索斯非常反对迅速达成共识,因为他觉得太容易、很敷衍,所以鼓励员工达成决策前进行辩论。但这也并不意味着为了辩论而把会议无意义地拉长,他是让所有人参与进讨论,或者让两个人故意唱反调,“吵架”出真知。

五、找出“驾驶者”

很多人讨厌会议时间过长,一个重要原因在于很多时间浪费在了无效讨论上。会议成员的发散思维往往偏离了会议的主题,导致效率的下降。这时候,需要一个“驾驶者”帮助时刻监督会议的主航道,提高讨论质量。

1.驾驶者确保会议对话不离题

LinkedIn的CEO杰夫·韦纳认为,每次会议都需要一个“驾驶者”,而如果驾驶者不止一人,那么就很难让车开上路。“驾驶者”是个关键任务,他所需扮演的主要角色就是确保会议中的对话不会离题,也不会有人在讨论中占据了主导性的地位,以及确保在会议进行过程中所出现的附属讨论暂时“离线”。

2. 明确指定一名决策者

谷歌前CEO埃里克·施密特和前高级产品副总裁乔纳森·罗森伯格提出,「两组级别平等的人在一起开会往往不会有好的结果,因为最后的结果往往是相互妥协,而不是做出最优的艰难决策。」他们建议明确指定一名“决策者”,以便让所有与会的人都知道谁具有最终发言权。

 

六、花点时间来对语义进行定义

有时候,会议的成员由不同部门之间的人组成,如果缺乏对于对方的了解,就会需要浪费时间掌握相关信息,而且可能会由于缺乏了解导致产生误会。这不仅浪费自己的时间,也容易增加对方的负面印象,越高端的会议越是如此。因此,开会之前,需要与会人员对会议讨论的关键词有深入的了解。

1.提前花时间了解关键概念

LinkedIn的CEO杰夫·韦纳说「有件事情令我感到惊奇,那就是会议经常都会因为语义上的差别而变得‘脱轨’。想象一下,如果你是在参加联合国大会,但这次会议却没有提供实时翻译耳机,那么你就能理解这一点的重要性了。语言拥有自己的力量,因此有必要提早花些时间来确保所有人都对某些关键词、短语和概念拥有同样的理解。」

2.减少使用术语

埃隆·马斯克也非常看重会前的语义共通,他提倡尽量减少使用在特斯拉使用缩写或无意义的词汇来描述对象、软件或过程。通常来说,任何需要解释的事物都会阻碍交流。「我们不希望有人为了在这里工作被迫要去强记术语表。」

 

七、指派员工做会议纪要

很多公司每次开会都会通过不同的形式尽量的把会议的内容记录、保存下来。但很多记录员是被临时任命,导致记录的内容要么残缺、要么一团杂乱。记录需要有一定的方式和经验,并且安排恰当的人。

LinkedIn的CEO杰夫·韦纳说,「这不是说我们需要指派一名像法庭速记员那样的人来做笔记,把每个字词都要记下来;而是需要一个熟悉会议目标并对上下文环境拥有清晰理解的人,只有这样的人才能抓住最重要的点。」

这不仅可以规避经典的“罗生门效应”——也就是多个人以多种方式来回忆某次事件——而且还能创造一份记录用于讨论。对于未能到会的投资者来说,这样的笔记也是十分宝贵的。

 

八、总结需要履行的任务以及责任点

公司良序运转离不开“权责分明”,这也能够有效地考察员工的处事能力。举办会议也是如此,要做到这一点,会议之前需要厘清各个项目或工作的负责人,讨论的时候才能有针对性地提出问题。当会议达成了一致的目标之后。下一步往往就需要分配任务,这时候同样需要做到责任到人,才能确保会议的后续质量。

1.指定直接负责人

乔布斯在开会时,如果觉得你是多余的,甚至会把你从会场中赶出去。苹果在召开任何一次会议时都会制定一份行动表,与每个行动事项紧邻的是 DRI (直接负责的个人)的名字。在苹果公司经常听到的一句话就是,总有人想知道某一项目的负责人是谁。总会有人问,「那个项目的DRI是谁?」

2.开展会议总结

为什么开会浪费时间?-20181123早读课

LinkedIn的CEO杰夫·韦纳重视会议的后续跟进。他认为,不要在开完一次会议后却没有总结任何主要结论、行动项目以及下一步需要履行的责任点。通常情况下,如果一次会议持续的时间太长,以至于人们开始动身赶往下一次会议,那么这种总结通常会是第一件被遗忘的事情。但对于一次会议来说,这很可能是最重要的一件事情。在讨论下一步措施并达成一致以前,必须拥有相关的纪律来确保与会者保持专注。

九、决策用数据说话

数据时代,数字最能够反映公司的整体运营情况和存在的问题。很多的公司甚至专门开辟出数据部门,对产品的市场销售情况进行分析。在开会时根据数据进行决策分析,无疑更具有科学性和说服力。

前雅虎CEO梅丽莎·梅耶说,许多会议的目的是做决策,过程中经常涉及讨论。为备选方案和观点争论,最终通过一人决断或少数服从多数的方式达成一致。她要求所有人用数据支撑观点,可以节省很多时间。

这样一来,决策的制定是基于数据,而不是个别意见或者办公室政治。基于硬数据的决策还能尽可能避免错误假设,从而避免了一系列为纠错而引发的会议。

 

十、问问自己能把什么事情做得更好

 

会议的参与者需要时刻做出反思,对于整个会议的流程进行回顾:有哪些创意还没有提出?哪个环节没有考虑到?哪些想法值得借鉴?这也是打造高效率会议的重要闭环。

LinkedIn的CEO杰夫·韦纳说「我喜欢在负责的会议结束时收集反馈信息,具体方法则是询问与会者是否觉得这次会议很有价值,以及未来能采取什么样的措施来作出改进。」对于确保会议的必要性来说,没有什么办法能比这更好了;如果没有必要召开会议,那么就更改下目标或格式,要么就干脆取消会议。

 

Reference:

《LinkedinCEO:这条简单规则可以提高会议效率》,BY腾讯科技(qqtech)

《估值28亿美元的创企CEO:公司开会时间从不超10分钟》,BY猎云网(ilieyun)

《谷歌执行董事长施密特关于开会的八个有效原则》,BY BI中文站(bi_chinese)

《马斯克致员工内部信:提升工作效率少开会,沟通比命令更有效》,作者/柠萌,BY猎云网(ilieyun)

《The Management Framework that Propelled LinkedIn to a $20 Billion Company》,BY First Round

《对抗无效的会议,八大著名CEO都有哪些策略?》,BY超级TOM(wangqinxiao5075)

《贝索斯:为什么我们要选择更难的事情去做?》,BY砺石商业评论(libusiness)

《国内外7家科技巨头CEO是如何高效开会的?》,BY WPS+(WPS-SaaS)

《谷歌CEO:开会超过10个人,就和听放屁没区别了》,BY西斯科实验室(sysco_lab)

题图来源于pexels.com,如有侵权,请联系我们处理。

 

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